2. Элементы организационной структуры

1. Для оценки поступивших конкурсных заявок Конкурсная комиссия создает/утверждает состав Экспертной комиссии и ее председателя (с оформлением соответствующего протокола). Задачей экспертной комиссии обычно является представление членам Конкурсной комиссии оценок поступивших конкурсных заявок и рекомендаций по определению победителей конкурса по каждому лоту.

Конкурсная комиссия учитывает мнение членов Экспертной комиссии, но может принять любое самостоятельное итоговое решение по каждому лоту. После принятия решения всю ответственность за него несет конкурсная комиссия.

2. Для эффективной работы конкурсной комиссии полезно иметь Ответственного секретаря конкурсной комиссии - полноправного ее члена с правом голоса (не путать с техническим секретарем, ведущим стенограммы заседаний и расшифровывающим диктофонные записи заседаний).

Это не представительская, а рабочая функция и им не должен быть «большой начальник», на котором лежит много других обязанностей. Функция аналогична функциям «ответственного исполнителя» при проведении НИОКР, «главного инженера проекта» в проектировании или «прораба» на стройке. Ответственный секретарь должен большую часть рабочего времени тратить именно на данный конкурс и, что важно, иметь достаточные знания не только в области конкурсных технологий, но и по предмету закупки - знать свойства нужной продукции, потребности своего ведомства,  ее рынок, основных (вероятных) поставщиков и разумные возможные альтернативы. Нелишне напомнить, что на такой пост должен назначаться сотрудник, имеющий профессиональный и личностный авторитет среди коллег. Именно такого Ответственного секретаря полезно назначить Председателем Экспертной комиссии. Ему нужен квалифицированный заместитель, контролирующий состояние всех дел по конкурсу и способный принимать решения при временном отсутствии Председателя Экспертной комиссии.

3. В рамках Экспертной комиссии следует заранее выделить рабочие группы (или отдельных экспертов), участвующих за проведение:

- юридической экспертизы;

- экономической экспертизы;

- технической экспертизы.

Для каждой рабочей группы должен быть назначен руководитель группы, организующий ее работу и несущий персональную ответственность за своевременное представление результатов экспертизы председателю Экспертной комиссии.

4. Наряду с Экспертной комиссией решением Конкурсной комиссии целесообразно назначить состав и руководителя группы технологического обеспечения работы Конкурсной и Экспертной комиссий. Данная группа:

• обеспечивает методическую организационно-технологическую и информационно-аналитическую поддержку работы Конкурсной и Экспертной комиссии;
• обеспечивает ознакомление членов Экспертной комиссии с конкурсными предложениями Поставщиков, сбор, формализацию и обработку оценок и мнений членов Конкурсной и Экспертной комиссий;
• оформляет проект заключения и рекомендаций Экспертной комиссии по результатам экспертизы конкурсных заявок.

Руководитель этой группы находится в непосредственном подчинении Ответственного секретаря конкурсной комиссии - Председателя Экспертной комиссии.